Blog do Maddog

Reflexões de um Cachorro Louco

Quando ser gratuito custa caro

Publicado em 03/01/2011 às 10:22

A Ohio Linux Fest (OLF) é uma grande conferência regional que acontece todos os anos. Uma conferência feita apenas com voluntários onde os organizadores trabalham duro para apresentar um grande conjunto de palestras e oferecer aos participantes a chance de aprender sobre o Software Livre, bem como tomar parte em atividades, tais como exames LPI, tudo isso sem taxa de admissão.

O máximo que a OLF pede é uma "contribuição" das pessoas que querem "apoiar" a conferência, e com isso os "simpatizantes" ganham camisetas, almoço, etc, existem tutoriais adicionais que possuem uma taxa "profissional" anexada. E, claro, os organizadores "passam o chapéu" para que os participantes façam contribuições, mas, mesmo assim, é possível assistir às palestras e reuniões sem custos... Mesmo que você chegue no dia do evento sem estar inscrito. Patrocínios de fornecedores, "simpatizantes", "profissionais" e doações pagam as despesas da conferência.

No ano passado, mais de 500 pessoas assistiram à conferência sem um registro prévio.

O problema é que a OLF tem para planejar o número de pessoas que irão comparecer ao evento. Precisam saber quantas cadeiras serão necessárias, quantas e quais salas reservar, quantos programas imprimir, quantas sacolas com o nome do patrocinador, e outros custos "variáveis" que estão associados aos frequentadores do evento. Os fornecedores que planejam uma exposição gostariam de saber o número estimado de pessoas para que possam trazer a quantidade suficiente de folhetos, brindes, etc.

Alguns custos são fixos, e, em certa medida, seriam os mesmos independentemente do número de participantes, mas outros custos são variáveis e controláveis caso os organizadores tenham uma boa estimativa do número de pessoas antes do tempo.

Algumas pessoas dizem que não se inscrevem com antecedência porque não sabem ao certo se irão; isso pode ser verdade quando se trata de um registro com seis meses de antecedência, mas um mês, ou menos, antes de uma conferência, já é possível ter uma ideia da sua participação. Certamente, uma boa parte dos quinhentos visitantes do ano passado já tinham certeza de que estariam no evento com algumas semanas de antecedência.

Logicamente, o contrário também é possível... Há uma série de inscrições feitas e crachás dispostos nas mesas, mas muita gente não aparece para solicitá-los. Com certeza, as coisas acontecem, e, até mesmo no melhor dos mundos, às vezes você tem a firme intenção de ir a um evento, se inscreve, e não é possível comparecer, mas esses "ausentes" também encarecem o evento e não contribuem em nada.

Sendo um homem pragmático, além de uma pessoa do Software Livre, sugeri que a equipe cobrasse cinco dólares dos "participantes" que não se deram ao luxo de acessar o site para se inscrever e ainda assim "participam", mas os organizadores querem manter o evento "livre". Salientei que o evento ainda era livre, e tudo o que as pessoas tinham que fazer era se inscrever, mas os organizadores estavam animados com a política atual, pelo menos para este ano.

Então, meu apelo a todos que frequentam eventos gratuitos em geral, e a OLF especificamente, é que, se você sabe que irá participar, por favor, inscreva-se o quanto antes, e, se você se inscreveu, por favor, tente participar. Essas duas ações irão ajudar a manter os custos baixos e permitir que a OLF ofereça o melhor evento possível. As inscrições terminam no dia primeiro de setembro, para que o planejamento final possa ser feito.

Por fim, se no dia da OLF você acordar e disser "Meu Deus! Eu preciso ir para a OLF! " e você não tiver se inscrito, por favor, venha de qualquer maneira. Os organizadores ficariam chateados se você não vier. Por outro lado, considere a ideia de se tornar um "simpatizante" ou abrir um pouco mais a bolsa quando o "chapéu" for passado, para ter o privilégio de ser o "não inscrito".

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